10 個 Microsoft Word 實用技巧，學生必看！

大學那會，我在 Microsoft Word 中花費了無數小時撰寫論文和做筆記。在這個過程中，我掌握了一些能讓工作效率更高的小竅門。這裡有 10 個我覺得每個學生都該知道的。

在我弄明白分隔符是什麼以及怎麼用之前，我過去常常狂按回車鍵跳到文檔的下一頁。雖然這對較短的論文來說還夠用，但當我開始處理較長的文檔時，我很快意識到這種方法行不通。

就在那時，我瞭解了分隔符。在 Word 中有兩種分隔符：分頁符和分節符。

分頁符用於告訴 Word 結束當前頁面並移動到新頁面。它們比狂按回車鍵強多了，因爲這樣就不會有一堆隱形的空格，當你不可避免地做些修改時，這些空格不會把你的文本弄得亂七八糟。

另一方面來說，分節符對文檔進行分區，每個分區都有自己的格式。當在同一文檔中設置不同的頁面佈局或編號方案時，它們非常方便。

向文檔添加分隔符很容易。只需轉到“佈局”選項卡，然後選擇“分隔符”。

分頁符和分節符有幾種變體，因此值得探索如何使用不同類型的分隔符。

標題樣式當你爲學校寫論文時，是必須的。它們爲您的文檔添加結構，並使您能夠快速導航到不同的部分。此外，如果您正在撰寫論文，使用樣式將帶來巨大的回報，因爲它們允許您輕鬆創建自動目錄。

Microsoft Word 有默認的標題樣式，您能用它們來給文檔排版，不過它們或許不符合您學校的格式規定，所以，您得對其進行修改。

在‘主頁’選項卡那兒，導航至‘樣式’窗格，右鍵點一下您想自定義的樣式。從給出的選項裡選中‘修改’，就會出現一個新窗口。在這兒，您能對樣式的所有方面進行更改，從顏色到字體再到大小。

因爲您會用相同的格式樣式寫好多論文，所以保存您的自定義設置挺有意義的，這樣您就能輕鬆把它們用到新的項目裡。爲了讓 Word 記住您的自定義設置，在按‘確定’之前，請把‘基於此模板的新文檔’那個圓圈勾選上。

您在課堂上不用一邊費勁做筆記一邊聽講從而分散注意力，您可以讓 Word 幫您處理筆記。依靠 Word 的轉錄功能，您能夠錄製任何講座，還能把它自動轉成文本，給您省了跟上所有內容的麻煩。

下面是使用的辦法。首先，轉到‘主頁’選項卡，接着點擊‘聽寫’下面的向下箭頭。然後選‘轉錄’。

右邊會彈出一個側窗格。點一下‘開始錄製’，Word 就會開始抓取您課堂上的音頻。您能夠通過點擊麥克風按鈕暫停或者繼續錄製。講座結束之後，點‘立即保存並轉錄’，Word 會在一小會兒就給您提供講座的文字記錄。

您的 Word 文檔裡隱藏的東西比您看到的多。像空格、段落分隔符、製表符還有其他隱藏格式，在您編輯的時候可能會嚴重影響您的排版。

與其把自己逼得抓狂去試圖搞清楚哪兒出了問題，不如使用“顯示/隱藏”格式按鈕來揭示一切。這個小竅門能讓您看到文檔裡的所有隱藏元素，從而快速解決問題。您可以在“主頁”選項卡的段落部分找到該按鈕。

我們都有過這樣的經歷——早上要交一篇 3000 字的文章，而您在頁面上幾乎還沒寫五個字。在這種時候，Microsoft Word 功能區提供的所有選項和格式工具，更多的是一種干擾，而非幫助。

幸運的是，有一種方法可以屏蔽干擾，純粹專注於在頁面上輸入文字。Word 的專注模式在這方面堪稱是改變遊戲規則的。要訪問它，請轉到“視圖”選項卡，然後單擊“專注”圖標。這將去除除頁面之外的所有內容，創建一個無干擾的空間來幫助您集中注意力。

當您準備退出專注模式的時候，將指針懸停在屏幕頂部的省略號上以帶回功能區，然後再次單擊“專注”圖標——或者只需按“Esc”鍵。

沒有什麼比花好幾個小時寫一篇文章，結果電腦意外崩潰全丟了更讓人沮喪的了。但是有了自動保存，您可以避免這種噩夢。只要確保文檔頂部的自動保存切換是打開的，您就沒啥問題了。

您還能再進一步，默認一直確保自動保存處於開啓的狀態。轉到“文件”，選擇“選項”，在彈出的窗口中，單擊“保存”選項卡。然後，選中“默認將自動保存的文件存儲在雲中”框，您再也不用擔心丟失工作成果了。

快捷鍵可以爲您節省在功能區中摸索尋找所需選項的幾秒鐘時間。這些秒數累積起來，可能就是能否按時完成文章的區別。Word 中有大量的快捷鍵，但以下是我最喜歡的一些：

您可以查看更全面的Word 中的所有快捷方式列表，找到對您最重要的那些。

如果您難以找到支持您論點的來源，Word 的研究員工具可能會成爲救星。由必應提供支持，研究員在網絡上搜索您在論文中可用的高質量來源。

最好的部分？您不必中斷寫作流程來尋找信息。您可以在側邊窗格中打開研究員並獲取您需要的內容，而不會失去思路。

喜歡研究員的另一個原因在於它能過濾掉無用信息。

要訪問研究員，請轉到參考窗格並單擊“研究員”圖標。

手動引用您的作品可能會讓人感到困惑和沮喪。每種引用樣式都有自己的一套規則，跟蹤所有這些規則可能會耗費大量時間。幸運的是，Word 可以幫您處理這個。

只需轉到“參考資料”選項卡並查找“引用和參考書目”部分。確保您選擇了正確的引用樣式，然後單擊“插入引用”並選擇“添加新來源”。

Word 會打開一個窗口，您能在其中填寫所有必需的詳細信息。一旦您添加了信息，點擊“確定”，Word 將爲您生成正確的引用，並應用所有規則。

最棒的是，如果您通過這種方式添加所有的來源，您能夠輕鬆在文檔末尾創建一個參考書目。只需點擊“參考書目”圖標並選擇您想要的樣式，Word 就會完成其餘的工作。

要是您需要有人審查您的文檔，或者您正在做一個小組項目，就不用來回發送副本或者之後嘗試合併單獨的文檔。相反，您可以通過 Word 直接實時 協作。

要做到這一點，點擊右上角的“共享”按鈕。

會彈出一個窗口，您能在裡面輸入您想要與之共享的人員的電子郵件地址。您還可以調整他們的訪問級別——他們是否只能查看還是也可以編輯文檔。另外，您可以爲鏈接設置到期日期，甚至添加密碼以增加安全性。

Microsoft Word 是個特別強大的工具，這些提示能幫您在學習中充分運用它。但爲什麼就此止步？通過 掌握格式技巧 和 提高工作流程速度 將您的 Word 技能提升到一個新的水平，您將在成爲最高效、最有生產力的學生的道路上順利前行。