比預期提前10天完成！哈佛優等生都在用的奇蹟時間管理法

文／河知銀　圖／幸福文化、達志示意圖

希望一棵樹能夠茁壯，首先得要持續澆水，並且適時修剪。希望一棵樹能夠結成果實，需要的是預留充足的時間悉心照料。

工作也是如此。爲了趕上截止時間而匆忙完成，其實等同於揠苗助長。將「提前十天完成」的概念付諸實踐，便能從容不迫地改善，收穫意義非凡的果實。

「趕在截止時間前完成確實很重要，但更重要的是把事情做好啊！」

策略規劃組的S，今天又被組長大罵一頓了。雖然趕在截止時間前完成報告，卻被嚴厲斥責「內容不足」。爲了趕在期限內完成報告而傾注的心力，彷彿都在頓時間化成泡沫。明明已經在預定的截止時間交出成果，換來的卻是「時間沒那麼重要」，着實令人有些不知所措。儘管內心也很清楚成果的品質有多重要，但當下倒是很想反問一句：「既然如此，爲什麼不多給點時間？」

「我得趕快修改好，重新上呈才行，但⋯⋯到底該怎麼做？」雖然身體已經開始邁向下一項工作，內心卻十分煩躁，思緒也很複雜。

比截止時間更重要的是……

像S一樣，拚命趕在截止時間完成的態度，是被動型職員典型的工作習慣。被動型職員會以截止時間去擬定計劃，將行程排得密密麻麻，以免浪費任何時間，並且努力在規定時間內按照計劃完成工作。然而，卻怎麼也無法擺脫「時間」這個框架的限制，只顧着埋頭遵循擬定的時程表。這也是沒有「做事頭腦」的人的典型特徵。

有做事頭腦的人則做法不同。儘管乍看之下確認工作日程的模樣差不多，但他們往往是把重點聚焦於業務的發展與結果，而不是截止時間。

一開始雖能從容不迫地訂好截止時間，但很多時候會在實際開始工作時，發現比預期需要更多時間。此時，有做事頭腦的人會發揮靈活的彈性，確認剩餘的時間並且儘可能重新調整業務順序，以獲取更好的成果。

假如經過判斷後需要延長期限，會事先向相關人士說明情況後，提出調整日程的建議。避免爲了趕着配合截止時間，反而導致成果出問題。調整日程時，也會主動反過來提出適合自己的日程安排，而不是一味配合對方要求的時間。

有時會爲了如期完成工作，篩選受委託的業務，並適時尋求協助，並觀察工作發展的趨勢及全面研究必要事項後，再根據情況自由調整時間與業務量。

假如時間是一條等速移動的輸送帶，有做事頭腦的人會在時間上考慮工作的發展與結果後，根據需求重新調整業務。將調整業務的主導權掌握在自己手中，而非交由時間控制。

相反地，被時間追着跑的人又是如何？將拚命追趕卻尚未完成的結果放在輸送帶上，然後無可奈何地面對自己明明很努力，卻被上司大罵一頓的局面。

告別忙盲茫！關鍵在於彈性變通

營業部的L經理爲了在兩星期後的新產品企劃會議上提出創意構想，空出一整天的日程。然而，整個上午卻完全集中不了精神。雖然會議是在兩星期後，時間上還算寬裕，但在毫無進展的情況下，只有時間不近人情地流逝着。

L經理隨即轉換處理方式。他認爲若放任情況這樣發展下去，非但無法發揮創意，甚至還會造成其他工作的延遲，於是決定提前處理，在隔天日程中有辦法輕鬆解決的一、兩項業務。就在快完成提前一天處理的工作時，忽然靈光一閃出現關於企劃的想法。雖然當時已經接近下班時間，但還是先做個簡單的筆記。

隔天上班後，L經理稍微整理前一天留下的筆記後，開始着手撰寫新產品的企劃案。剩餘的時間則用來重新修改這份企劃初稿，使其變得更爲完善。

L經理將當下無法處理的工作與其他日程交換，並順利完成理想的成果。假如L經理只顧着按照預定的計劃，結果會是如何？要不是寫出令人不滿意的企劃，要不就是得將工作持續至第二天，導致連帶延遲隔天業務的糟糕情況。

L經理的工作方式，與「比預期提前十天完成」相當類似。爲了好好完成工作，重新調整業務的排序。由於新產品的創意構想與提案是相當重要的業務，所以經判斷勢必得提前完成如此重要的工作，才能確保時間上的寬裕。然而，進展卻不如預期，因此決定先解決可以馬上處理的小事。等到創意浮現時，儘快把握時機，最後順利完成提案。彈性調整時間，確保預留充分的時間修改，在沒有壓力的情況下有效率地處理業務。

愈重要的工作，愈該提前進行

企業CEO處理業務的方式，也是依循類似的模式。CEO作爲一間企業握有最高決定權的人，必須在消化各種日程的同時，做出最好的決定。他們是比任何人都需要徹底管理時間的人。日程的管理基本上是由秘書安排，但最後仍得經由本人確認與調整。雖然會根據需要的時間制訂日程，不過這只是用來處理日常業務的輔助。比起消化預定的日程，順利進行工作並交出成果纔是更重要的事。爲了按照預定的日程，卻沒有充裕的時間檢討與判斷，自然就會提高做出不適當決定的機率。

「迫於時間上的不得已」這句話，意味的是工作的主導權不在自己手上。只顧着埋首於非完成預定日程不可的想法，很容易讓人頓時失去整體的方向。然而，最高階的領導者卻懂得綜觀趨勢，於必要時果斷調整後，再繼續着手工作。

因此，越是重要的工作，越會提早處理，充分預留檢討與深思熟慮的時間。這就是CEO掌握工作與時間主導權，並且做出更好選擇的策略。

「提前十天完成」，是爲了讓時間的主導權重新回到自己手上。善用「提前十天完成」的策略，堅守我們對於工作與時間的控制權。當我們有能力掌控與調整的事物越多，信心也會變得越強。

當一個人握有主導權，並且藉此達成成就時，不僅會開始爲自己感到自豪，更會因此受到激勵而願意接受新挑戰。如此一來，才能成爲自己理想人生的主人。

書名：《哈佛日曆快十天》

作者：河知銀

經歷：目前爲韓國生活顧問專業教育企業BeConnected執行長，爲企業與個人提供個人品牌、專業能力諮商服務。現任國際療愈生活輔導協會理事，以及龍仁藝術科學大學大數據管理系兼任教授。

出版社：幸福文化