加班地獄何時有盡頭？高階主管教3竅門「1天只工作4小時」：別花時間瞎忙

妥善分配時間，可以發揮更多的效率。職場示意圖／Ingimage。

《三個小技巧讓你也能一天只工作四小時》

第一個技巧，在一週開始前做好準備

會養成這個習慣是因爲常常在周間工作的時候都覺得每天很忙，可是到頭來又好像在瞎忙。

仔細檢查自己的日常後才發現，原來是因爲想到什麼做什麼，所以很多時時候如果沒有想到其他待辦事項就可能浪費了時間。

提前做好準備聽起來很簡單，但是想要提前安排其實不容易，因爲我必須先想好一個禮拜的行程。

剛開始的時候可能排完禮拜一到三就沒事情了，所以後來都是在練習如何思考、如何排序、以及分配時間。

我通常會依照下列步驟來安排：

1、列出代辦事項-寫下來所有想到的事情，然後分類。我常常就會把事情項目分成未來規劃、人事相關、專案進度、其他。

2、安排輕重緩急-利用艾森豪矩陣快速判斷哪些事項是重要，哪些事情是緊急的，然後列出那些時間底線快到而且重要的事項。

3、刪除不重要的-重點不是列出所有事情，想要很有野心的包山包海。重點是判斷哪些事情不重要，可以交代出去或是放掉。

這樣一來就會知道下個禮拜只要做五件事情，有辦法消化P0(priority 0)的事項才繼續消化P1的項目。

第二個技巧，安排好自己的神聖時間

研究顯示每一次被打斷或是轉換工作內容的時候都會消耗專注力，而且僅有非常少數的人可以在不影響生產力的同時處理多項事情。

簡單來說，這些multi tasking和被訊息打斷雖然體感讓人覺得很忙很有效率，但是其實是非常非常浪費時間的。

1、讓別人無法打斷你的思緒-在每天效率最好的時段安排自己最重要的事情，提前在自己的日曆上面排出一個請勿打擾的時段。

建議會下載Clock Wise，可以直接同步所有同事的日曆自動找出哪些時段適合開會，哪些時段可以創造更多專注時間。

2、讓自己不要打斷自己的思緒-我得承認，要求別人不打擾很容易，自己不被手機誘惑纔是最困難的。

如果沒有辦法嚴格的限制自己，那就把監督的工作交給Forest吧。只要不滑手機，你的小樹就可以長大唷，算是一個可愛又實用的生產力App。

第三個技巧，給時間留白收尾並回測

如果你不能衡量一件事情，那麼你就沒有辦法改善。尤其像是生產力和效率這種東西非常抽象，不把他量化的話時間就會白白流失了。

能夠讓自己不虎頭蛇尾的方式就是導入一套方式，讓自己可以客觀的自省和追蹤成長。

1、把量化生產力交給機器人-我一開始接觸這個工具的時候覺得超級酷，可以追蹤自己的數位足跡和時間分佈。

Rescue time可以紀錄你在電腦上面的行爲，進而分類成不同項目。這樣你花了多少時間製做報表，甚至花了多少時間和同事打屁聊天都一目瞭然！

2、讓大腦關機休息-在每個禮拜五的下午我一定不會安排事情或是會議。

一來是禮拜五下午開始處理也做不完，二來是我希望釋放大腦的壓力，給自己一些思考的空間。這種效果有點像是洗澡的時候，大腦因爲放鬆所以比較容易激發靈感。

在禮拜五的下午最適合讓大腦關機，然後紀錄下那些還沒做完的事情，不要讓工作影響假日的心情。

3、持續反思-有了測量的方式和激發改進的方法，最後需要的就是持續改進的心態建立了。永遠挑戰自己，找出更好的方法，更快的解決方案，或是更有效率的時間安排。

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