Cheers／當滿檔會議遇上速件專案
文：林若寧圖片提供：istock
開會是一大時間殺手。漫長、繁瑣又無結論的會議，讓人恨不得奪門而出。尤其當臨時出現緊急專案，更令人坐立難安，寧可馬上衝回座位趕工。
別讓滿檔會議毀了工作效率！當重要會議和「任務最速件」強碰，當下勢必得做出取捨。85度C公關部經理杜嶽修分享，無論是大老闆還是小職員，判斷的大原則都一樣：抓大放小。
面對緊急狀況，可以從人、事、時等面向切入思考，究竟在組織內，哪一項最重要？以行銷部門來說，「客戶最大」是最高指導原則。假如臨時出現客訴需要回應，一定是「人」爲第一優先，會議先退位。
一旦確立原則，大家有共識，一來能減少會議中其他成員的抱怨；再者要重新召開會議，也比較容易。
要注意的是，當這種「強碰」的頻率愈來愈高，意味兩件事：不是會議過多，就是突發狀況太頻繁。
因此，解決當 下的問題後，絕不能「過了就算」，最好徹底檢視工作模式，才能從根源減少類似的抓狂情境再現。
檢視會議執行狀況，沒必要就不開
會議是否太多了？要回答這個問題，得先一一檢視每個會議的體質：這個會議有必要性嗎？時間是否可能再縮短？
ihergo愛合購創辦人張國俊，創業初期一週7天都在工作，天天在辦公室待到11、12點，對於會議的惱人特別有感。
創業10年，意識到「無效率的溝通」、「沒有想清楚就做」是浪費時間的癥結，張國俊因此敲定：策略會議比例行會議更重要。ihergo愛合購內部，每週五固定開「溝通會議」，確認全體員工對品牌發展方向的理解一致，避免認知不清做白工。
而以任務分配爲目的的會議，則是能不開就不開，改用雲端工具取代資訊傳遞，反而更清晰、完整。
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